Штатное расписание
Штатное расписание (описание)
Бизнес эффекты
Экономия времени и ресурсовЭлектронный архив документов позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на поиск, сортировку и хранение бумажных документов.
Увеличение производительностиБлагодаря электронному архиву документов, сотрудники могут быстро получать доступ к нужным документам и быстрее выполнять свои задачи.
Соблюдение нормативных требованийВнедрение электронного архива документов помогает организации соблюдать нормативные требования в области хранения и обработки документов.
- Функциональные возможности Опись электронных документов и дел
Функциональность описи дел и электронных документов в системе позволяет эффективно управлять документацией, обеспечивать ее целостность и облегчать процесс поиска и доступа к необходимой информации.
Опись электронных документов и дел
1) Создание описей дел:
Пользователи могут создавать описи дел в системе, которые представляют собой структурированный список деловых единиц. При создании описей дел указываются основные атрибуты, такие как название, код, дата создания и другие сведения, которые помогают классифицировать и организовывать документы.
2) Регистрация документов в описи дел:
Электронные документы могут быть зарегистрированы в соответствующих описях дел в системе согласно утвержденной номенклатуре дел в организации. При регистрации документам присваиваются уникальные идентификаторы, регистрационные номера и другие метаданные, которые помогают идентифицировать и описывать документы.
3) Управление статусами и жизненным циклом документов:
Система позволяет отслеживать и управлять статусами и жизненным циклом документов в описи дел. Система может устанавливать статусы документов, такие как "в работе", "утвержден", "архивирован" и другие, отражая текущий этап обработки каждого документа.
4) Поиск и фильтрация:
В системе предусмотрены инструменты поиска и фильтрации, позволяющие пользователям быстро находить документы в описях дел по различным атрибутам, таким как название, номер, дата и другие метаданные.
5) Удаление и архивация:
Устаревшие или неактуальные документы могут быть удалены или архивированы в системе с соответствующими правами доступа и политиками хранения данных.
6) Экспорт и импорт:
Пользователи могут экспортировать описи дел и электронные документы из системы в различные форматы, такие как PDF, Excel или XML, для сохранения или передачи информации. Импорт документов также может быть осуществлен в систему для добавления новых записей в описи дел.