процессы
  • Делопроизводство
  • Кадровый учет
  • Аналитика
  • Коммуникации
готовые решения
Показать все решения

Электронный документооборот

Инструмент для эффективного управления процессами делопроизводства компании

Бизнес эффекты

Повышение эффективности работыАвтоматизация процессов обработки и передачи документов позволяет сократить время на выполнение задач, ускоряет процессы принятия решений и снижает вероятность ошибок.
Увеличение прозрачности процессовВнедрение ЭДО стандартизирует процессы работы с документами, что упрощает согласование, улучшает коммуникацию и снижает возможность ошибок и недоразумений.
Улучшение контроля и отчетностиЭДО позволяет отслеживать и контролировать передвижение документов, состояние их обработки, а также историю изменений. Это упрощает процесс мониторинга и позволяет быстро генерировать отчеты о документообороте.
Работа с входящими документами

1) Получение входящей корреспонденции:
Система позволяет получать электронные документы, поступившие в систему в качестве входящей корреспонденции. Это может быть осуществлено через различные каналы связи, такие как электронная почта, электронные формы на веб- сайте, интеграция с ЕСЭДО ГО.

2) Регистрация документа:
При поступлении входящего документа в систему, каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер согласно утвержденной номенклатуре организации, а также устанавливаются другие атрибуты и метаданные, такие как дата поступления, отправитель, категория документа и т.д. Эти данные используются для идентификации и классификации документов в системе.

3) Просмотр содержимого документа:
После регистрации входящего документа в системе, пользователь имеет возможность просмотреть содержимое документа. Система предоставляет удобный интерфейс просмотра, который позволяет просматривать текст, прикрепленные файлы и другую информацию, содержащуюся в документе.

4) Маршрутизация документа:
В зависимости от типа документа, его содержания и других заданных параметров, система может позволяет маршрутизировать входящий документ к соответствующему сотруднику или подразделению для последующей обработки или рассмотрения.

1 of 3

Работа с внутренними документами

1) Создание внутреннего документа:
Пользователь может создать новый внутренний документ в системе. При создании документа пользователь заполняет соответствующие поля, такие как заголовок, содержание, категория документа и другие атрибуты, которые могут быть определены в системе.

2) Редактирование внутреннего документа:
Автор имеет возможность редактировать уже существующий внутренний документ. Он может изменять содержание, добавлять или удалять вложения, обновлять атрибуты документа и вносить любые необходимые изменения.

3) Просмотр информации о внутреннем документе:
Пользователь может просматривать информацию о конкретном внутреннем документе, включая его заголовок, содержание, автора, дату создания и другие связанные данные. Это позволяет пользователям быстро получать необходимую информацию о документе.

4) Поиск и фильтрация внутренних документов:
Система обеспечивает возможность поиска и фильтрации внутренних документов по различным критериям, таким как заголовок, автор, дата создания и другие атрибуты. Пользователь может использовать эти функции чтобы найти нужные документы или отфильтровать их по определенным параметрам.

5) Комментирование и обсуждение внутренних документов:
Пользователи могут добавлять комментарии к внутренним документам и участвовать в обсуждении. Это позволяет участникам обмениваться мнениями, задавать вопросы, предложить изменения и вести диалог в рамках конкретного документа.

6) История изменений и версионность:
Система сохраняет историю изменений для каждого внутреннего документа, позволяя пользователям просматривать предыдущие версии документа, отслеживать, кто и когда вносил изменения, и восстанавливать предыдущие версии при необходимости. Работа с внутренними документами в системе обеспечивает эффективное взаимодействие пользователей внутри организации, облегчает процессы работы с документами и способствует улучшению коммуникации и совместной работы.

1 of 3

Работа с исходящими документами

1) Создание исходящего документа:
Пользователь может создать новый исходящий документ в системе, указывая необходимые данные, такие как заголовок, получатели, текст сообщения и другие сведения. Возможно также создание шаблонов исходящих документов для упрощения процесса создания новых документов.

2) Редактирование исходящего документа:
После создания исходящего документа, пользователь имеет возможность редактировать его содержание, вносить изменения, добавлять или удалять информацию. Редактирование может включать в себя изменение текста, добавление вложений, корректировку получателей и других атрибутов документа.

3) Подписание исходящего документа:
Пользователь, имеющий соответствующие права, может подписать исходящий документ электронной подписью, чтобы обеспечить его юридическую значимость и подлинность. Подписание может выполняться с использованием сертификатов электронной подписи или других методов аутентификации.

4) Отправка исходящего документа:
После регистрации исходящего документа, пользователь может отправить его адресатам, выбрав соответствующих получателей из списка контактов или указав их адреса вручную. Документ может быть отправлен по электронной почте, внутренней системе обмена сообщениями или другими доступными каналами связи.

5) Отслеживание исходящего документа:
Пользователь может отслеживать статус исходящего документа, включая информацию о его отправке, доставке и прочтении получателями. Система может предоставлять уведомления и отчеты о состоянии исходящего документа, помогая пользователю контролировать процесс его обработки. Работа с исходящими документами в системе позволяет эффективно управлять процессом создания, редактирования, подписания и отправки документов, обеспечивая надежность и оперативность взаимодействия с внешними адресатами.

1 of 3

Работа с обращениями

1) Прием обращений:
Система позволяет физическим и юридическим лицам подать обращение через различные каналы связи, такие как веб-формы, электронная почта или через интерфейс системы. Обращения могут содержать различную информацию, такую как заголовок, описание, категория, вложения и другие сопутствующие данные.

2) Регистрация обращений:
При поступлении обращения в систему, оно регистрируется с присвоением уникального идентификатора или номера. Регистрация может включать информацию о дате и времени поступления, источнике обращения и других релевантных данных.

3) Классификация и категоризация:
Обращения могут быть классифицированы и категоризированы в соответствии с определенными критериями или схемами. Это помогает организовать обращения по типу, приоритету или другим параметрам для более эффективной обработки.

4) Маршрутизация и назначение ответственных:
Система может автоматически маршрутизировать обращения на соответствующих ответственных исполнителей на основе заданных правил или параметров. Может быть установлено время выполнения и контрольные сроки для обращений.

5) Отслеживание и обновление статуса:
Система позволяет отслеживать статус обращений, начиная с момента поступления и до завершения обработки. Пользователи могут обновлять статус обращений, указывая текущий этап выполнения или результаты обработки.

6) Генерация отчетов и аналитика:
Система предоставляет функциональность для генерации отчетов и аналитической информации на основе данных обращений. Пользователи могут получать сводную информацию о количестве обращений, их статусе, сроках выполнения и других ключевых показателях.

1 of 5

Работа с организационно-распорядительными документами

Создание организационно-распорядительных документов (ОРД) в системе позволяет пользователям создавать и формировать документы, связанные с внутренними процессами и регламентами организации.

1) Шаблоны документов:
Система предоставляет возможность создания и использования шаблонов для ОРД. Шаблоны позволяют заранее определить структуру и содержание документа, включая заголовки, разделы, поля и форматирование. Пользователи могут выбирать подходящий шаблон и заполнять его соответствующими данными.

2) Создание нового документа:
Пользователи могут создавать новый ОРД с нуля. Система предоставляет интерфейс, где пользователи могут указать тип документа, заголовок, описание и другую необходимую информацию. Могут быть предусмотрены дополнительные поля и параметры, которые пользователь должен заполнить.

3) Добавление содержимого:
Пользователи могут добавлять текстовое содержимое в ОРД, используя текстовый редактор или вставляя текст из других источников. Также можно добавлять вложения, такие как файлы, изображения или дополнительные документы.

4) Сохранение и автоматическое нумерование:
Созданные ОРД сохраняются в системе с присвоением уникального идентификатора или номера. Система может автоматически нумеровать документы в соответствии с определенными правилами или схемами.

5) Контроль доступа и права:
Система обеспечивает управление доступом к создаваемым ОРД, позволяя назначать права пользователям на просмотр, редактирование или другие операции. Могут быть установлены ограничения для конфиденциальных или ограниченных документов. Таким образом, функциональность создания ОРД в СЭД позволяет пользователям эффективно формировать и структурировать внутренние документы, обеспечивая согласованный и удобный процесс создания и управления организационно-распорядительной документацией.

1 of 6

Работа с планами

1) Создание планов:
Пользователи могут создавать планы на определенный период, например, на неделю, месяц или квартал. Планы могут быть связаны с конкретными проектами, задачами или событиями, которые требуют выполнения документов или резолюций.

2) Установка сроков и приоритетов:
В планах можно указывать сроки выполнения задач и устанавливать их приоритеты. Это позволяет организовать работу и приоритизировать выполнение документов и резолюций.

3) Назначение ответственных лиц:
Планы позволяют назначать ответственных исполнителей для каждой задачи или документа. Это обеспечивает ясность в распределении задач и упрощает контроль за их выполнением.

4) Мониторинг выполнения:
Пользователи могут отслеживать выполнение задач и контролировать прогресс работы над пунктами плана. Система может предоставлять информацию о статусе задач, сроках исполнения, ответственных лицах и других атрибутах.

5) Уведомления и напоминания:
Система может отправлять уведомления и напоминания о предстоящих задачах и их сроках выполнения. Пользователи могут быть проинформированы о важных событиях, изменениях или просроченных задачах.

6) Аналитика и отчетность:
Система может предоставлять аналитическую информацию и отчеты о выполнении задач, эффективности работы и прогрессе проектов. Пользователи могут анализировать данные и принимать управленческие решения на основе собранных статистических данных. Функциональность работы с планами в системе позволяет организовать и структурировать работу, обеспечить контроль за выполнением задач и повысить эффективность работы команды или организации в целом.

1 of 2

Работа с протоколами

1) Создание протоколов:
Пользователи могут создавать новые протоколы совещаний в системе. При создании протокола указываются основные атрибуты, такие как дата, время, место проведения совещания, участники и другие сведения, которые помогают идентифицировать и описывать совещание.

2) Редактирование протоколов:
Протоколы могут быть отредактированы в системе для добавления или изменения информации до регистрации. Пользователи могут вносить корректировки в текст протокола, добавлять или удалять пункты, редактировать детали совещания и другую информацию.

3) Управление пунктами повестки дня:
В системе предусмотрены инструменты для работы с пунктами повестки дня, которые могут быть добавлены в протокол совещания. Пользователи могут создавать новые пункты, привязывать к ним соответствующую информацию, например, документы или резолюции, устанавливать приоритеты и управлять статусами выполнения.

4) Управление статусами протоколов и пунктов:
Пользователи могут устанавливать статусы для протоколов и пунктов повестки дня, отражающие текущий этап обработки. Некоторые возможные статусы могут включать "в работе", "завершен", "отложен" и другие, в зависимости от потребностей организации.

5) Поиск и фильтрация:
В системе предусмотрены инструменты для поиска и фильтрации протоколов и пунктов повестки дня по различным атрибутам, таким как дата, участники, ключевые слова и другие метаданные.

6) Уведомления и сроки:
Система может отправлять уведомления о новых протоколах, изменениях или сроках выполнения пунктов повестки дня участникам совещаний или ответственным лицам.

7) Экспорт и импорт:
Пользователи могут экспортировать протоколы и пункты повестки дня в различные форматы, такие как PDF, DOCX или XLSX, для сохранения, печати или дальнейшей обработки. Также возможен импорт протоколов и пунктов из внешних источников для удобства использования в системе. Эти функциональные возможности позволяют эффективно управлять процессом создания, редактирования, управления и контроля протоколов совещаний и пунктов повестки дня в системе.

1 of 3