Опись электронных документов и дел

1) Создание описей дел:
Пользователи могут создавать описи дел в системе, которые представляют собой структурированный список деловых единиц. При создании описей дел указываются основные атрибуты, такие как название, код, дата создания и другие сведения, которые помогают классифицировать и организовывать документы.

2) Регистрация документов в описи дел:
Электронные документы могут быть зарегистрированы в соответствующих описях дел в системе согласно утвержденной номенклатуре дел в организации. При регистрации документам присваиваются уникальные идентификаторы, регистрационные номера и другие метаданные, которые помогают идентифицировать и описывать документы.

3) Управление статусами и жизненным циклом документов:
Система позволяет отслеживать и управлять статусами и жизненным циклом документов в описи дел. Система может устанавливать статусы документов, такие как "в работе", "утвержден", "архивирован" и другие, отражая текущий этап обработки каждого документа.

4) Поиск и фильтрация:
В системе предусмотрены инструменты поиска и фильтрации, позволяющие пользователям быстро находить документы в описях дел по различным атрибутам, таким как название, номер, дата и другие метаданные.

5) Удаление и архивация:
Устаревшие или неактуальные документы могут быть удалены или архивированы в системе с соответствующими правами доступа и политиками хранения данных.

6) Экспорт и импорт:
Пользователи могут экспортировать описи дел и электронные документы из системы в различные форматы, такие как PDF, Excel или XML, для сохранения или передачи информации. Импорт документов также может быть осуществлен в систему для добавления новых записей в описи дел.

Архив электронных документов

Архив документов в системе позволяет организовать эффективное хранение, управление и доступ к документам, снизить риски и затраты, связанные с бумажным документооборотом, и повысить эффективность работы организации.

1) Централизованное хранение:
Все документы хранятся в едином централизованном хранилище, что облегчает доступ и управление ими.

2) Контроль доступа:
Система позволяет устанавливать права доступа к архиву документов, обеспечивая безопасность и конфиденциальность информации.

3) Удобный поиск и фильтрация:
С помощью функциональных возможностей поиска и фильтрации можно быстро находить нужные документы по различным параметрам, таким как название, ключевые слова, дата и другие атрибуты.

4) Экономия места и ресурсов:
Хранение документов в электронном виде позволяет сэкономить физическое пространство, не требуя больших архивных помещений и дополнительных ресурсов для их хранения и обслуживания.

5) Долговременное сохранение:
Система обеспечивает возможность долговременного сохранения документов, исключая риск их утраты или повреждения, как это может быть при хранении бумажных архивов.